Hotelsoftwares für Administration, Backoffice, Verwaltung

Im Backoffice von Hotels und Restaurant fallen zahlreiche administrative Aufgaben an. Um die Administration und die Verwaltung des Personals, der Buchhaltung oder auch des Einkaufs und dem Lager effizienter und einfacher zu gestalten, kommen zahlreiche Softwares zum Einsatz, die den Hotelalltag erleichtern sollen. Das Ziel, Routineaufgaben zu automatisieren und somit mehr Zeit zu haben für die Gäst:innen, steht dabei im Vordergrund. Dazu kommen Officeanwendungen, die in jedem Betrieb einen zentralen Stellenwert besitzen. Wir haben hier zusammengefasst, welche Systeme in etwa der Verwaltung und der Administration zu zuordnen sind.

15.03.2022

Buchhaltungssystem oder Accounting Software

Eine Accounting Software oder Buchhaltungsprogramm ist die Software, welche die Buchhaltungsabteilung verwendet, um die Erträge, Aufwände, Belege oder Schulden zu verbuchen. Oft haben solche Accounting Softwares eine direkte Integration zum PMS oder dem Kassensystem, sowie zum Bankkonto oder anderweitigen Systemen. Dies erspart der Buchhaltung manuelles abtippen von einzelnen Transaktionen. Dazu kommen oft auch Belegscanner zum Einsatz, welche ebenfalls das Abtippen vereinfachen, aber auch die digitalisierte Aufbewahrung von Papierbelegen ermöglichen. Auch hier verwenden immer mehr Betriebe Cloudlösungen anstatt Server- oder Festplatten-Systeme.

Debitorenbuchhaltung (Verwaltung von Forderungen und Rechnungen)

Die Debitorenverwaltung macht oft einen grossen Teil der Buchhaltung in Hotels und Restaurants aus. Besonders wenn noch der Fokus auf MICE, Geschäftsreisende, Events und Kongresse gesetzt wird. Eine herkömmliche Buchhaltungssoftware ist deshalb oft nicht ausreichend. Trotzdem kommen reine Debitorenverwaltungssysteme selten zum Einsatz. Viel eher ist diese ein Teil von Property Management-Systemen, Gutscheintools oder Customer Relationship Management-Systemen (CRM).

Mitarbeitendenplanung, Arbeitsplan- und Personalverwaltungssoftware

Mittels einer Personalverwaltungssoftware kann ein Betrieb die gesamte Belegschaft managen. Solche Softwares besitzen meist diverse Funktionen. Oft verwenden Hotels aber auch verschiedene Systeme für die einzelnen Teilbereiche. Einen wesentlichen Teil davon ist die Stammdatenverwaltung. Hier werden Mitarbeitendendaten erfasst, Verträge erstellt und gespeichert, sowie Stellenbeschriebe und Arbeitszeugnisse verwaltet. Einen weiteren Teilbereich ist das Management der Stellen, deren Ausschreibungen auf den diversen Jobportalen, sowie die Abwicklung der Bewerbungsverfahren. Sind Mitarbeitende mal angestellt, müssen diese eingeplant werden. Hierzu gibt es zahlreiche Einsatzplansysteme, welche dazu auch noch die Arbeitszeit entweder per Stempelgerät, Fingerprint oder Handy-App erfassen. Auch das Intranet kann dazu gezählt werden. Im Intranet werden Informationen oder Mitarbeitendenzeitungen mit dem Personal geteilt. Ein wichtiges Augenmerk legen solche Softwares auf die arbeitsrechtlichen Bestimmungen des jeweiligen Landes. Dies gilt auch im Bereich der Lohnbuchhaltung.

Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung, deren Berechnung inklusive der Abgaben und Steuern sowie die Auslösung von Lohnzahlungen werden ebenfalls über Softwares erstellt. Oft ist die Lohnbuchhaltung bereits in Personalverwaltungssoftwares integriert oder die Buchhaltung steuert sie über die Accounting Softwares. Es kommt aber auch vor, dass separate Systeme dazu verwenden werden. Auch hier spielen arbeitsrechtliche Bestimmungen, Mindestlöhne, Versicherungen und Steuern eine zentrale Rolle. Oft besitzen Lohnbuchhaltungssysteme und Personalverwaltungssoftwares Schnittstellen zu Versicherungen, zu Behörden für die Erstellung von Beschäftigungsstatistiken und nicht zuletzt zu Bankkonten, um Löhne automatisiert auszuzahlen.

Waren- und Lagerbewirtschaftung

Warenbewirtschaftungssoftwares sind vor allem aus der Industrie bekannt. Aber auch in Restaurants kommen diese vermehrt zum Einsatz. Besonders dann, wenn die Wareneinsätze besonders genau kalkuliert werden sollen oder wenn grössere Restaurants und Hotels einen grossen Stock an lagerfähigen Produkten wie Weine oder Whiskeys besitzen. Mit solchen Softwares werden Lagereingänge und Lagerausgänge erfasst, teilweise sogar mit Barcodes. Das aktuelle Inventar oder Lagerbestand ist somit jederzeit abrufbar. Zudem ermöglichen solche Systeme ein vereinfachtes Bestellwesen, da direkt die Differenz zum Sollbestand berechnet werden kann und teilweise sogar eine direkte Schnittstelle zu den Lieferanten bestehen. Häufig verfügen auch Kassensysteme über solche Funktionen.

Einkaufsmanagement

Viele Gastronomiebetriebe schliessen sich Einkaufsgemeinschaften an, um von einer stärkeren Verhandlungsmacht gegenüber Lieferanten zu profitieren. Solche Einkaufsgemeinschaften stellen meist Applikationen zur Verfügung, worin einen direkten Zugriff auf die Produktpalette und die verhandelten Preise möglich ist. Hierüber werden dann die Bestellungen getätigt und die Rechnungen verwaltet.

Officeprogramme, Kommunikation, Kalender und E-Mails (Büroorganisation)

Officeanwendungen kommen in beinahe jedem Unternehmen zum Einsatz. Ohne Textbearbeitung, Tabellenkalkulation oder Präsentationsfolienerstellung kommt kein Hotel oder Restaurant mehr zurecht. Die grossen Player in diesem Softwaremarkt sind wohl allen bekannt. Diese bieten nicht nur die drei genannten Tools, sondern noch zahlreiche weitere Funktionen wie Videocall-Softwares, Cloudspeicher, Kalender, E-Mail-Bearbeitungsprogramme, Chats oder Umfragenformulare.

Oftmals verwenden Betriebe hauseigene Server, worauf die gesamte Datenablage in einem dem Intranet ähnlichen System organisiert ist. Mittels verschlüsselter Softwares kann mit jedem berechtigten Laptop oder Desktop Computer auf dieses System zugegriffen werden. Solche Infrastrukturen sind aber wartungsintensiv und deshalb teuer. Und dank dem Cloudcomputing entscheiden sich immer weniger Betriebe für solche Systeme. Statt im Betrieb eingebaute Servertürme wird deshalb immer mehr in der Cloud gearbeitet. Dies betrifft nicht nur die Datenablage, sondern auch die ganzen für ein Hotel und Restaurant essenziellen Softwares, welche auch immer öfters als Cloudversion verfügbar sind.

Integration Management

Da Systemlandschaften von Hotels immer umfangreicher und komplexer werden und zusätzlich die Automatisierung im Fokus steht, wird der Austausch von Daten zwischen den verschiedenen Softwares mittels Schnittstellen immer wichtiger. Um die Daten so aufzubereiten, dass die Systeme auf beiden Seiten mit diesen auch arbeiten können, kommen für gewisse Schnittstellen sogenannte Integration Management Softwares zum Einsatz. Diese stehen in der Mitte zwischen zwei oder mehreren Systemen und ermöglichen einen idealen Austausch der Daten.