Hotelsoftwares für Distribution und Sales

Softwares kommen vor allem im digitalen Bereich der Distribution und des Verkaufs von Hotel- und Restaurant-Dienstleistungen zum Einsatz. Im Schnitt wurden Anfang 2022 ca. 43% der Hotelübernachtungen online getätigt – Tendenz seit Jahren zunehmend. Dazu zählen Buchungen über OTA’s, aber auch über Buchungssysteme auf den Hotelwebsites. Schon nur in diesem Bereich sind Tools für die Distribution ein Muss. Die 57% gehen aber zu einem angemessenen Teil ebenfalls auf Softwares zurück. Buchungen von Reisebüros laufen auch über Systeme wie GDS oder über eine Channel Manager-Anbindung. Auch für Restaurants spielen Online-Reservierungssysteme immer eine grössere Rolle. Das Sales benötigt zudem Tools für Offerten und Verträge. Welche Tools zentral für den Vertrieb sind und welche Funktionalitäten im Vordergrund stehen, lesen Sie in diesem Blog:

15.03.2022

Web Booking Engine (WBE) oder Internet Booking Engine (IBE)

Ein zentraler Bestandteil des Webauftritts und somit der Distribution mittels einer Homepage ist die Buchungsmaschine. Ein Website soll eine zur Buchung der Dienstleistungen eines Hotels anregen. Aus diesem Grund bauen Hotels in ihren Webseiten eine Buchungsmaschine ein, auf welcher die aktuellen Verfügbarkeiten und die entsprechenden Preise ersichtlich sind. Dazu sollen Webseitenbesucher:innen direkt Zimmer buchen können und teilweise sogar auch online bezahlen. Die Zeiten von schwerfälligen manuellen E-Mails oder Buchungsanfrageformularen sind vorbei. Bereits von anderen Websitebesuchen sind Benutzer:innen sich gewöhnt, dass sie schnellstmöglich das kriegen, was sie möchten. Internet Bookings Engines sind praktisch immer Tools, welche über einen Link oder iframe in eine bereits bestehende Website eingebaut werden. Oft verfügen PMS-Hersteller oder Channel Manager-Tools auch über eine Web Booking Engine, welche direkt in entsprechende Systeme integriert werden kann.

Online Travel Agencies (OTA)

Online Travel Agencies (OTA) sind für kaum ein Hotel mehr wegzudenken. Die bekannten Buchungs-, Vergleichs- und Bewertungs-Plattformen wie booking.com, airbnb, HRS oder expedia.com bringen nicht nur Nachteile wie Kommissionen, sondern auch Vorteile in Form von Sichtbarkeit auf dem Weltmarkt, Buchungen und Reputation. Neben Plattformen, die klassische Übernachtungen verkaufen, treten vermehrt auch Kanäle auf, die sich beispielsweise auf Tages- oder Stundenzimmer oder andere Teilbereiche eines Hotelbetriebs spezialisieren. Wie auch bei der Hotelwebsite, ist der Auftritt auf den OTA genauso zu pflegen und aktuell zu halten. Es lohnt sich die Informationen und die Bilder regelmässig up to date zu halten, aber auch die Verfügbarkeiten zu pflegen. Gerade Letzteres kann man ohne Probleme mit automatisierten Schnittstellen lösen. Two Way-Integrationen, welche einerseits die Preise und Verfügbarkeiten an die OTA’s liefern und gleichzeitig Reservationen zurücksenden, gehören heute zum Standard.

Meta Search

Wie der Namen es verrät, steht Meta Search für Metasuche und somit für Metasuchmaschinen. Metasuchmaschinen funktionieren so, dass sie den normalen Suchmaschinen übergeordnet sind und Suchergebnisse nach bestimmten Richtlinien ausfiltern und dann bereitstellen. Betreffend Hotellerie und Gastronomie bedeutet dies, dass Metasuchmaschinen das Web nach entsprechenden Angeboten wie bspw. Hotelübernachtungen durchsuchen und dann die verschiedenen Buchungskanäle zusammenfassen. Bekannte Beispiele sind Tripadvisor, Kayak, Trivago oder Google Hotel Search. Der Unterschied zu den OTA’s ist, dass bei Metasuchmaschinen nicht direkt gebucht werden kann, sondern dass beim Klick auf «Buchen» immer auf ein OTA oder auf die eigene Website weitergeleitet wird. Viele Reisende beginnen ihren Aufenthalt auf solchen Vergleichsplattformen. Für Hotels besonders interessant sind diese, da sie Direktbuchungen steigern können, in dem sie Links zu ihrer Buchungsmaschine da hinterlegen können. Die Bewerbung solcher Links ist oft günstiger als die OTA-Kommissionen.

Offertentool oder Angebotsmanagement (Proposal and Sales)

Besonders im B2B-Geschäft, also bei Firmenbuchungen, MICE oder Gruppenreservationen aber auch vereinzelt bei Individualreisenden wird vor der Buchung zuerst eine Offerte oder Angebot erwartet. Hierzu gibt es Tools, mit welchen die Sales- oder Reservationsabteilung Offerten zusammenstellen können. Diese können dann direkt den Kunden per Mail versendet werden und erscheinen teilweise sogar als individualisierte und personalisierte Miniwebsite, die die Kunden selbstständig an- oder ablehnen und auch per E-Signatur unterschreiben können. In vielen Fällen sind solche Funktionen bereits in den Property Management Systemen oder in der Internet Booking Engine integriert und sind somit für den Normalgebrauch ausreichend. Grössere Hotels mit höherem Fokus auf MICE oder Anlässe und Bankette benutzen entweder eine Event Planing Software, welche ein Angebotsmanagement beinhalten oder spezialisierte Softwares, welche nur für Sales und Proposals geeignet sind. Diese sind mittels Schnittstellen mit anderen Systemen verbunden, damit beispielsweise auch Preise, Reservierungen und Verfügbarkeiten gesteuert werden können.

Channel Manager

Der Channel Manager ist die Software, welche das interne Hotel-Verwaltungssystem (PMS) mit den Verkaufskanälen verbindet. So sind beispielsweise OTA’s wie booking.com und die Booking Engine an den Channel Manager angeschlossen. Der Channel Manager erspart dem Hotelpersonal die Preise und Verfügbarkeiten manuell in die verschiedenen Kanäle einzupflegen und gleichzeitig die gebuchten Reservationen aus den Kanälen ins PMS zu übertragen. Der wesentliche Vorteil ist auch, dass damit nicht auf Ratenparitäten geachtet werden muss. Das bedeutet, dass somit alle öffentlich zugänglichen Raten in allen Kanälen gleich gehalten werden können. Dies ist besonders wichtig, um in den OTA’s das Ranking halten zu können. Die Schnelligkeit der Verbindung von den Kanälen zum PMS ist ein essenzieller Faktor des Channel Managers. Einerseits sollen Preisänderungen so schnell wie möglich auf den Kanälen sein, insbesondere wenn das Hotel mit Revenue Management-Systemen arbeitet und andererseits sollen die Reservationen schnellstmöglich die Verfügbarkeiten anfassen, um Überbuchungen oder Leerläufe zu vermeiden.

Central Reservation System (CRS)

Das Central Reservation System ist eine Software, mit welcher die gesamten Reservationen verwaltet werden. Besonders für grössere Hotelgruppen können solche Systeme sinnvoll sein, da alle Reservationen der einzelnen Hotels nicht nur im hotelindividuellen PMS vorhanden sind, sondern an einer zentralen Stelle zusammenlaufen. Zusätzlich hilft das CRS die Distributionsstrategie zu diversifizieren, in dem auch Kanäle wie das GDS miteingebunden werden können. Zudem können Synergien beispielsweise mittels einer hotelunabhängigen Reservierungszentrale besser genutzt werden. In den meisten Fällen besitzen kleinere Individualhotels keine Central Reservation Systeme, da der Channel Manager oder das PMS bereits ähnliche Funktionsweisen haben.

Global Distribution System (GDS)

Das Global Distribution System oder GDS ist ein Computerreservierungssystem über welches Reiserdienstleistungen wie Flüge, Mietwagen, Hotels, Schiffe oder Züge gebucht werden können. Das GDS ist ursprünglich von den Airlines erfunden worden, um eine weltweite Datenbank zu haben, worin Reisevermittler in einem einheitlichen Format Gästedaten erfassen, Verfügbarkeiten und Preise abrufen und Buchungen tätigen können. Besonders Business- oder Flughafenhotels, aber auch Hotels mit einem hohen Anteil an Pauschalreisenden sind an solche Systeme angeschlossen. Heutzutage existieren noch drei solcher Systeme weltweit: Amadeus, Galileo/Travelport und Sabre. Das Hotel ist entweder über den Channel Manager oder das Central Reservation System mit dem GDS verbunden.

Online-Tischreservierung

Die meisten Restaurantreservierungssysteme dienen nicht nur der Tischverwaltung, sondern ermöglichen auch Onlinebuchungen über eine Buchungsmaske, die auf der Website eingefügt ist. So können Betriebe manuelle Aufgaben, wie Telefonieren und E-Mail-Reservationen eintragen, minimieren. Zudem senden solche Reservationssysteme gleich auch noch Bestätigungen und Follow-Ups. Somit können No-Shows reduziert werden und gleich noch Marketingprofile angelegt werden. In der Regel können solche Systeme Gästedaten zwischen dem PMS und auch den Marketingssoftwares hin und her senden.

Gutscheinsystem

Geschenkgutscheine und Vouchers sind in Hotels und Restaurants sehr beliebt. Um diese zu verwalten und zu verkaufen, werden ebenfalls Softwares eingesetzt. Die meisten Gutscheintools sind so aufgebaut, dass sie ähnlich dem gewöhnlichen E-Commerce einen Online Shop bieten, der auf der hoteleigenen Website integriert wird. So können Kund:innen direkt im Web Gutscheine erwerben, per Kreditkarte bezahlen und diese dann selbst ausdrucken oder sich zusenden lassen. Einige Gutscheinsystemhersteller bieten darüber hinaus auch den Versand an, damit das Hotel sich nicht selbst um die Bestellungen kümmern muss.

Zusätzlich müssen die Systeme vor Ort eingesetzt werden können. Einerseits, wenn Gäst:innen im Hotel einen Gutschein erwerben möchten und andererseits, wenn diese eingelöst werden. Die Einlösefunktion wird vermehrt über ein Mobile-App abgewickelt. Das Personal scannt einfach den QR- oder Bar-Code ein und nimmt dann die Einlösung des Teil- oder Gesamtbetrages vor. Die Gutscheine müssen aber auch buchhalterisch erfasst werden. Eine Debitorenverwaltung oder zumindest ein umfangreiches Reporting der Umsätze und der Einlösungen ist deshalb einen zentralen Bestandteil von Gutschein-Softwares.

E-Commerce (Online Shop)

Einige Hotels und Restaurants verkaufen neben ihrem Kerngeschäft auch noch Produkte wie beispielsweise Kochbücher der Köch:innen, selbstgemachte Lebensmittel oder Spa-Artikel. Um auch hier vom Online Business zu profitieren, kann sich einen Online Shop lohnen. Es gibt dazu zahlreiche Tools, welche auch im herkömmlichen E-Commerce verwendet werden. Im Baukastensystem kann damit jede:r einen entsprechenden Shop einrichten und in die Website einbauen. Meist bieten aber auch Gutscheinsysteme mit ihren Online Shops solche Möglichkeiten an.