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Softwares von Hotels und Restaurants – Ein Überblick

Kaum ein Betrieb kommt heute noch ohne digitale Hilfen aus. Besonders Hotels verwenden zahlreiche Softwares, um ihre Angebote zu verkaufen, ihre Prozesse zu gestalten, die Administration zu erledigen oder das Personal einzuplanen. Die Hotelsystemlandschaft hat sich in den letzten Jahren stark geändert. Neue Technologien sind auf den Markt gekommen und damit eine ganze Palette an diversen Digitalisierungslösungen. Gerade für Kleinhotels und privat geführte Unterkünfte kann es schnell mal unübersichtlich werden. Viele Hotelières und Hoteliers sind sich oft gar nicht bewusst, welche Systeme es überhaupt gibt und was damit überhaupt alles vereinfacht werden kann. In diesem Blog seid Ihr genau richtig, wenn Ihr mal nach einer Übersicht sucht, welche digitalen Tools in Hotel und Gastronomiebetrieben zum Einsatz kommen können.

15.03.2022

Dieser Blog fasst die Hauptkategorien der Systeme zusammen. Die einzelnen Softwares im Detail erklärt findet Ihr unter diesen Links:

Operation und Prozesse

Distribution, Sales und Offerten

Digitale Gäst:innen-Erlebnisse

Marketing und Kommunikation

Administration, Backoffice, Verwaltung

Individuelle Betriebe, individuelle Softwareinfrastruktur

Die Hotellerie und Gastronomie ist eine vielseitige Branche. Vom privat geführten Kleinhotel bis hin zur internationalen Kettenhotellerie – so unterschiedlich und individuell jeder Betrieb ist, so unterschiedlich sind auch die Systeme, welche ein entsprechendes Hotelkonzept benötigt. Da sich der technologische Fortschritt in den letzten Jahren enorm weiterentwickelt hat und so auch in der Hotellerie zahlreiche neue Tools auf den Markt gekommen sind, stehen immer mehr Gastgeber:innen vor der Herausforderung, sich in der beinahe endlosen Welt der Hoteltechnologien zurechtzufinden.

Für Hotelbetreiber:innen ist es aber wichtig, technologische Neuerungen auf dem Schirm zu haben und den Betrieb an die neuen Herausforderungen anzupassen. Technologien ändern sich rasant und bieten ganz neue Möglichkeiten, die den Hotelalltag entscheidend prägen. Oft werden Hotelsoftwares eingesetzt nach dem Motto «Never change a running system». Dies kann gefährlich und teuer werden, da viel Potenzial ungenutzt bleibt. Gemäss einer Studie von McKinsey Global Institute schneidet die Hotelindustrie betreffend Digitalisierung im Vergleich zu anderen Branchen sehr schlecht ab. Dies deutet daraufhin, dass vielen Hotelbetrieber:innen den Fokus auf Softwaretools fehlt. Es lohnt sich somit, einen Blick auf die Systemlandschaften zu werfen. Um die richtigen Systeme auswählen, austauschen und implementieren zu können, brauchen die Verantwortlichen ein breites Wissen und Interesse an den verschiedenen Möglichkeiten von modernen Softwarestools. Oder anders gesagt: die Chancen der Digitalisierung gilt es auch für die Hotellerie und Gastronomie zu nutzen.

Systeme und Softwares im Hotel_Eine Übersicht der Softwares von Hotels und Restaurants basierend auf der Guest Journey.

An der Front steuern Hotels Prozesse und Operations mit diesen Softwares

Oft werden Softwares, welche für die Operations angewendet werden, als Herzstück der Hotelsystemlandschaften gesehen. Dies liegt sicherlich daran, dass Hotelbetrieben einen starken Fokus auf die das Operative legen und auch an den Charaktereigenschaften der gastgebenden Dienstleistungen. Die meisten Mitarbeitenden arbeiten an der Front und beschäftigen sich somit tagein und tagaus mit Systemen wie dem Kassensystem (POS) im Restaurant oder dem Property Management System im Hotel. Solche Softwares, wie die hier erwähnten, sind nicht primär Prozessmanagement-Systeme, sondern viel mehr umfangreiche Programme, mit welchen ganze Betriebsabläufe organisiert werden, gleichzeitig aber auch Touchpoints zu den Finanzen oder zur Hotelverwaltung bestehen.

Die Liste von umfasst das folgende Systeme:

  • Property Management System (PMS)
  • Kassensystem (POS), Zahlungsportale- und Terminals
  • Passport Scanner, Tischreservierungstool
  • Event Management-Softwares
  • Housekeeping-Applikationen
  • Spa Management
  • Kommunikation- und Informationssysteme für Mitarbeitende
  • Aufgabenmanagement (Task Management)
  • elektronische Übersetzungshilfen

Oft sind die Übergänge fliessend und dies ist auch abhängig von den einzelnen Funktionen des im Einsatz stehenden Systems.

Über die Systeme im Detail, welche im operativen Bereich verwendet werden, erfahren Sie mehr in unserem Blog «Hotelsoftwares für die Front, Operation und Prozesse».

Distributions- und Sales-Softwares für den Vertrieb von Hotel- und Gastronomiedienstleistungen

Online Travel Agencies (kurz OTA) sind Tools, die wohl allen bestens bekannt sind. Mit solchen Plattformen können Hotels internationale Reichweite erhalten und ihre Dienstleistungen buchbar machen. Hotels werden heutzutage zu einem grossen Teil online gebucht. Und bei diesen Betrieben, wo andere Kanäle noch eine übergeordnete Rolle spielen, wird in naher Zukunft auch nichts mehr anders sein. Auch Restaurantreservierungen werden immer häufiger über digitale Systeme vorgenommen. Für Betriebe ist es deswegen essenziell ihre Verkaufskanäle zu pflegen und eine klare Strategie zu fahren. Um die genannte Pflege zu perfektionieren, verwenden Hotels weitere Systeme im Hintergrund, die mit den Verkaufsplattformen verbunden sind.

Zur Distributions- und Sales-Softwarelandschaft kann man grob folgende Systeme zählen:

Internet Booking Engine

  • OTA’s
  • Meta Search
  • E-Commerce
  • Online-Shops
  • Gutscheinshops
  • Offertensysteme
  • Channel Manager
  • Central Reservation System
  • Tischreservierungssystem
  • GDS

Auch hier ist es so, dass teilweise Systeme verschiedene Teilkomponente beinhalten, bei welchen zum Beispiel gewisse Funktionen einerseits eher den Operations und andererseits mehr der Distribution zugeordnet werden können. Es kommt immer darauf an, für welchen Softwarehersteller ein Hotel oder Restaurant entscheiden.

Eine Übersicht über die Funktionsweisen der einzelnen Systeme Sie im Blog «Hotelsoftwares für Distribution und Sales».

Hotelmarketing-Systeme und -Tools

Die Wichtigkeit der Onlinepräsenz ist auch im Marketing deutlich zu spüren. Dies ist sicherlich auch einen Grund, warum immer öfters digitale Tools für die Vermarktung von Hotels und Gastronomie notwendig werden. Einerseits gewinnen Daten durch die Digitalisierung an Wichtigkeit. Diese können bestens mittels Softwares verwaltet, gespeichert und ausgewertet werden. Andererseits findet einen grossen Teil der Kommunikation über elektronische Medien statt. Nicht zuletzt findet aber auch das Pricing in auf künstlicher Intelligenz basierenden Softwares statt. Das Marketing ist deshalb auf diese Systeme angewiesen:

  • Customer Relationship Management-Tool
  • Social Media Planner
  • Website und CMS
  • Loyality Tool
  • Suchmaschinen
  • Chatbots
  • Revenue Management Systeme
  • Analytic Tools
  • Business Intelligence

Gerne können Sie sich im Blog «Hotelsoftwares für Marketing, Pricing und Analytics» über die Details solcher Softwares kundig machen.

Administration, Backoffice und Verwaltung – Mit diesen Softwares erleichtern Sie den Büroalltag

In den Büros von Hotels und Gaststätten gibt es zahlreiche administrative Arbeiten. Diese To Do’s bestehen zu einem grossen Teil aus mühseligen Routineaufgaben, die aber zwingend erledigt werden müssen. Viele davon lassen sich mittels Softwares automatisieren oder zumindest teilweise digitalisieren. Mit den richtigen Softwarelösung können Hotels dem Papierkrieg um Personaldaten, Löhne und Buchhaltung den Kampf ansagen. Auch Officeprozesse und die interne Kommunikation gestalten sich mit einem passenden Tool effizienter und zielführender. Im Vordergrund stehen folgende Systeme:

  • Accounting Softwares
  • Arbeitsplannung
  • Personalverwaltung
  • Lohnbuchhaltung
  • Waren- und Lagerbewirtschaftung
  • Einkaufsmanagement
  • Office-Applikationen
  • Integrationsmanagement
  • Kommunikationstools

Einen genauen Überblick über die entsprechenden Tools finden Sie in unserem Blog «Hotelsoftwares für Administration, Backoffice, Verwaltung».

Digital Guest Journey: diese Hotelprogramme legen den Fokus auf die Gästeerfahrung

Die Gäst:innen kommen nicht nur beim Buchungsprozess mit dem digitalen Auftritt eines Hotels oder Restaurants in Berührung. Auch vor Ort im Haus sind zahlreiche Tools im Einsatz, um das Hotelerlebnis (bzw. Restauranterlebnis) aufwerten. Dank der modernen digitalen Ausstattung können Gäst:innen bereits vor und auch noch nach dem Aufenthalt mit einer ausgefeilten Digital Guest Journey abgeholt werden. Die Liste mit solchen Systemen ist nahezu endlos. Als Beispiel sind Systeme, welche direkt mit den Gäst:innen in Berührung kommen, zu erwähnen:

  • Upselling bzw. Cross Selling-Tools
  • den digitale Meldeschein
  • Check In- und Check-Out-Kioske
  • Türschlosssysteme
  • digitale Gästemappen
  • Infotainment und Hotel-TV
  • Destinations-Applikation
  • Guest Signage
  • Digital Concierge-Services
  • Reputation Management-Tools

An dieser Stelle verweisen wir gerne auf unseren Blog «Hotelsoftwares der Digital Guest Journey», in dem wir die Funktionsweisen solcher Softwares genauer beschreiben.

Quellen & Verweise:

ResearchGate – McKinsey digitization index

SUM Hospitality – Hotelsoftware wechseln in 10 Schritten

SUM Hospitality – Chancen der Digitalisierung für Hotels